W biurze spędzamy wiele godzin. W związku z tym warto zadbać o to, by było ono przyjazne i wyposażone w meble i urządzenia, które pozwolą na dobrą i efektywną pracę. Unikajmy chaosu, który wprowadzi do biura bałagan. Zadbajmy o porządek, szczególnie o właściwe przechowywanie dokumentów. Przydatne będą stosowne regały, segregatory i pojemniki na dokumenty.

Jak wygląda właściwe przechowywanie dokumentów?

Odpowiednie przechowywanie dokumentów jest bardzo ważne, gdyż jeśli o to nie zadbamy, możemy je po prostu zgubić, a z tego mogą wyniknąć duże kłopoty. Pliki możemy składować w szafkach, szufladach, wysuwanych pojemnikach lub zawieszać na specjalnych stelażach. Aby utrzymać porządek w biurze, należy wyposażyć je w segregatory, półki, kuwety na biurko, pojemniki na dokumenty, systemy archiwizacji zawieszanej, skoroszyty i klasery. Potrzebne będą także specjalne przekładki i etykiety samoprzylepne oraz plastikowe obwoluty, w których przechowuje się pojedyncze dokumenty. Dobrym pomysłem jest także zakup segregatorów w różnych kolorach – każda kategoria dokumentów ma swój kolor, więc szukanie odpowiedniego pliku trwa bardzo krótko.

Wybieramy pojemniki na dokumenty

Pliki lubią się gubić, a ich odnalezienie zabiera dużo czasu i jest stresujące. Kupmy więc odpowiednie szafki do przechowywania plików, które są nam potrzebne do pracy. Dobrym rozwiązaniem są pojemniki na dokumenty wykonane z trwałego i wytrzymałego tworzywa sztucznego. Dobrym rozwiązaniem jest zakup niewielkiej szafki z szufladami, która bez problemu zmieści się na biurku. Przechowywanie dokumentów w ten sposób jest dobrym rozwiązaniem, gdyż wszystko mamy pod ręką. Przydatne będą szuflady na biurko, które nie zajmują dużo miejsca, a można stawiać jedną na drugiej.

Właściwe przechowywanie dokumentów

Na biurko powinno znajdować się tylko te dokumenty, które są nam potrzebne do bieżącej pracy. Pozostałe trzeba chować w bezpiecznym miejscu, na przykład w szafce, co ma uniemożliwić dostęp do nich osobom nieuprawnionym. Nie ma znaczenia to, czy szafy są metalowe i jakie mają zamki. Opancerzona szafa nie spełni swojego zadania, jeśli klucze nie będą schowane w bezpiecznym miejscu. Zadbajmy o to, by kluczyk nie znajdował się w widocznym miejscu, a klucz do drzwi wejściowych w zamkach od strony korytarza. Nigdy również nie wolno zostawiać interesanta samego w pokoju. Wychodząc z biura, schowajmy wszystkie segregatory i pojemniki na dokumenty.

Odpowiednie przechowywanie dokumentów jest bardzo ważne. Właściwa segregacja i składowanie plików zapewnia im bezpieczeństwo, a nam ułatwia pracę. Zakupmy odpowiednie szafy i przeszkolmy pracowników.