Prowadzenie biura rachunkowego to duża odpowiedzialność. Koniecznie trzeba więc zadbać o to, aby wszystkie rozliczenia prowadzone były w sposób prawidłowy i zgodny z przepisami. Pomoże w tym profesjonalny program dla biura rachunkowego. Jak wybrać takie, który sprawdzi się najlepiej?
Jakie kwestie wziąć pod uwagę przy wyborze programu księgowego?
Wybór odpowiedniego oprogramowania księgowego to zadanie trudne. Na rynku dostępne są różnorodne aplikacje, jednak nie każda z nich sprawdza się w praktyce. Z tego właśnie względu przed wyborem konkretnego programu, warto zastanowić się nad kilkoma sprawami. Przede wszystkim trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, jaki rodzaj księgowości prowadzony będzie w biurze – czy będzie to księgowość pełna, czy może uproszczona? W tym drugim przypadku wystarczy prosty program do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, na który nie trzeba wydawać zbyt wiele. Kolejną ważną kwestią jest to, jaki budżet przeznaczony jest na zakup oprogramowania. Dzięki temu od początku wiadomo, na jakie programy zwracać uwagę, a które kosztują zbyt wiele. Ostatnią istotną kwestią jest to, jakiej wielkości jest przedsiębiorstwo, w którym będzie wykorzystywany program księgowy. W firmie jednoosobowej sprawdzi się aplikacja bez zbędnych dodatków i rozszerzeń, natomiast w większej spółce konieczny jest zakup programu, z którego jednocześnie może korzystać kilka czy kilkanaście osób.
Jaki powinien być dobry program dla biura księgowego?
Dobry program księgowy dla biura rachunkowego musi przede wszystkim gwarantować zgodność z przepisami. Prowadzenie księgowości i kadr wymaga znajomości obowiązującego prawa podatkowego, co nie jest łatwe, ponieważ jest ono nie tylko skomplikowane, ale też często się zmienia. Biuro rachunkowe bierze na siebie dużą odpowiedzialność, przejmując od klientów obowiązki związane z prowadzeniem księgowości. Właśnie dlatego tak ważne jest upewnienie się, że dostawca wybranego programu księgowego zapewnia bezpłatne aktualizacje pod kątem zmieniających się przepisów. Pozwala to zaoszczędzić mnóstwo czasy i jednocześnie zapobiega pomyłkom, które wynikają z rutyny.
Każde biuro rachunkowe ma dostęp do danych, które pochodzą z niezależnych firm. Z tego względu bardzo ważne jest to, aby wybrany program księgowy dla biura księgowego dawał możliwość obsługi wielu baz danych przedsiębiorców, których księgowość prowadzona jest w biurze. Nie każde oprogramowanie zapewnia taką opcję, dlatego warto to sprawdzić.
Kwestią bardzo ważną jest również możliwość zdalnego dostępu do danych. W dobie internetu większość klientów zwraca uwagę na to, czy biuro zapewnia dostęp do dokumentacji poprzez sieć. Świetnym rozwiązaniem jest wybór programu dającego możliwość nie tylko wglądu do dokumentacji, ale także do kopiowania plików, czy drukowania raportów. Dużą zaletą takiego oprogramowania jest również to, że pozwala ono na obsługę klientów z praktycznie każdego miejsca na świecie.
Jeszcze jednym istotnym elementem oprogramowania księgowego jest możliwość jego rozbudowy. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa może okazać się, że potrzebne są dodatkowe funkcje, dlatego warto wiedzieć, czy program można rozbudować.