Człowiek codziennie staje przed nowymi wyzwaniami. Obojętnie, czy wykonuje pracę zawodową czy zajmuje się domem – musi ogarniać na raz wiele spraw, pamiętać o wszystkim i dobrze się zorganizować, aby jak najlepiej wypełniać swoje obowiązki. Nie da się ukryć, że głównie wykonując prace w dużej firmie, na stanowiskach kierowniczych czy specjalistycznych, ma się dużą styczność z realizacją określonych zadań, które należy wykonać nierzadko pod presją czasu. Dlatego tak ważne jest, aby pracownicy wiedzieli, jak zarządzać powierzonymi im projektami.
Zarządzanie projektami – firmowy bełkot czy realna pomoc w pracy?
Niektórym wydawać by się mogło, że znajomość procesu zarządzania projektem jest wymysłem na potrzeby korporacji. Przecież każdy wie, jak po kolei wykonywać ma swoje zadania. Jednak nierzadko jest to myślenie życzeniowe. Mając do zrealizowania kilka zdań, nie sposób nie poukładać sobie w głowie chociażby kolejności, w jakiej się je wykona. A to już jest jeden z elementów zarządzania projektami. Nadanie zadaniom priorytetów jest krokiem wyjściowym do rzetelnego wykonywania obowiązków, nie tylko tych firmowych, ale również domowych. Dlatego warto zapoznać się bliżej z procesem, jakim jest zarządzanie projektami.
Jak zarządzać projektami w firmie?
Otrzymanie od szefa zadania do wykonania, powinno być opatrzone szczegółowym briefem. Nierzadko zdarza się, że przełożony rzuca gdzieś w przelocie krótką informację, że mamy się czymś zająć. W takim wypadku najlepiej ustalić spotkanie z szefem i wypytać go o konkrety. Pomoże to w rozpoczęciu planowania realizacji zadania. Zarządzanie projektami zacząć należy z całą pewnością od ustalenia celu, jaki ma się osiągnąć poprzez wykonanie danego zadania. Kolejnym ważnym punktem, jaki należy ustalić jest deadline, czyli czas, w którym projekt ma zostać złożony lub zrealizowany. Kolejnym punktem jest ustalenie tak zwanych kamieni milowych, czyli wszystkich największych kroków, które po kolei muszą się zadziać, aby osiągnąć dany cel. Po ich ustaleniu, należy zająć się harmonogramem. Warto rozpocząć go od końca, to znaczy zacząć od deadline’u i następnie rozpisywać cele, które należy osiągnąć najpóźniej. Niezbędne jest również określenie obowiązków i ich podział wśród pracowników. Każdy musi znać swoje konkretne zadanie i być rozliczany z jego realizacji w konkretnym czasie.
Planowanie projektu – case study
Biorąc za przykład firmę produkującą słodycze, która chce wypuścić nowość na rynek w marcu kolejnego roku, można rozpisać dla niej poniższy plan. Mając już deadline (marzec), najpierw należy określić sobie jaką chce się osiągnąć sprzedaż danej nowości. Potem trzeba rozpisać wszelkie kroki milowe, do wyprodukowania nowej słodkości – opracowanie receptury, testy smaku, szukanie producenta opakowań, projektowanie graficzne opakowania, plan działań marketingowych aktywujących sprzedaż. Następnie trzeba rozpisać w których miesiącach co ma się zadziać i kto będzie za to odpowiedzialny.