Jak oszczędzić na niszczeniu dokumentów?

W każdym przedsiębiorstwie generowane są dokumenty o różnych stopniach poufności. Są to zarówno dane osobowe, jak i finansowe, a także plany sprzedażowe, czy marketingowe. Niestety wiele firm nie dysponuje żadnymi procedurami z zakresu ochrony danych, a niepotrzebne dokumenty wyrzucane są bezpośrednio do kosza, bo tak jest najtaniej. Czy faktycznie warto oszczędzać na niszczeniu dokumentów?

Jakie są zasady bezpiecznego niszczenia danych?

Bezpieczne niszczenie danych jest niezmiernie ważne w każdej firmie. Z tego właśnie względu należy stworzyć zbiór zasad, które będzie musiał poznać każdy pracownik. Konieczne jest także szkolenie, podczas którego zostaną wyjaśnione wszystkie szczegóły polityki niszczenia danych, a także uświadomione zagrożenia związane z niewłaściwym niszczeniem dokumentów. Kolejnym zadaniem jest podjęcie decyzji, czy informacje mają być niszczone na miejscu, czy może zajmie się tym profesjonalna firma. Warto pamiętać, że niszczenie akt w miejscu ich powstawania zapewnia eliminuje ryzyko dostania się chronionych informacji w niepowołane ręce i zapewnia niemal 100-procentową ochronę danych. Zasady niszczenia nośników danych, zarówno papierowych, jak i elektronicznych, określone są w normie DIN 66399 i to właśnie z zawartych w tym dokumencie zapisów wynika, że najlepszym rozwiązaniem jest niszczenie dokumentów w miejscu wytwarzania. Oczywiście można zdecydować się na usługi firm zewnętrznych. W takim wypadku dokumenty są zbierane w przedsiębiorstwie do specjalnych pojemników, a następnie przewożone do miejsca, w którym są niszczone. Co ważne, istnieje możliwość uczestniczenia przedsiębiorcy w procesie niszczenia dokumentów. Można także żądać dowodów na to, że dane zostały skutecznie zniszczone.

niszczenie dokumentow_ekoakta

Jak wygląda niszczenie dokumentów (źródło: http://www.ekoakta.pl/uslugi/12,niszczenie-dokumentow)

W celu zapewnienia bezpiecznego niszczenia danych należy określić klasy ochrony niszczonych dokumentów. Mają one różne stopnie ważności i tajności, a to właśnie od nich zależy klasa ochrony. W zależności od ustalonej klasy ochrony, stosowane są odpowiednie urządzenia niszczące. Istnieją trzy klasy ochrony, zgodnie z którymi dokumenty wymagają zwykłej, zwiększonej lub bardzo wysokiej ochrony danych. Każda klasa ochrony wskazuje konieczność zastosowania odpowiednich stopni bezpieczeństwa, a także definiuje 7 stopni tajności. Im wyższy jest stopień tajności, tym bardziej rozdrobniony musi być niszczony materiał.

Czytaj również  Zalety posiadania własnej firmy

Decydując się na niszczenie danych na miejscu, trzeba zastanowić się nad lokalizacją miejsca, w którym będą one utylizowane, biorąc pod uwagę zarówno poziomy ochrony, jak i stopnie bezpieczeństwa. Każdy dział firmy wytwarza własne dokumenty, dlatego te każdy z nich powinien posiadać osobne pomieszczenie do ich niszczenia. Ważne jest, aby takie miejsce nie było zanadto oddalone od stanowisk pracy. Wystarczy pośpiech, a nawet zwykłe lenistwo i ważny dokument wcale nie trafi do niszczarki, a do kosza na śmieci, skąd przecież każdy może go wyjąć. Warto więc przy wyznaczaniu pomieszczenia do utylizacji dokumentów wziąć pod uwagę tzw. czynnik ludzki.