W każdym przedsiębiorstwie generowane są dokumenty o różnych stopniach poufności. Są to zarówno dane osobowe, jak i finansowe, a także plany sprzedażowe, czy marketingowe. Niestety wiele firm nie dysponuje żadnymi procedurami z zakresu ochrony danych, a niepotrzebne dokumenty wyrzucane są bezpośrednio do kosza, bo tak jest najtaniej. Czy faktycznie warto oszczędzać na niszczeniu dokumentów?
Jakie są zasady bezpiecznego niszczenia danych?
Bezpieczne niszczenie danych jest niezmiernie ważne w każdej firmie. Z tego właśnie względu należy stworzyć zbiór zasad, które będzie musiał poznać każdy pracownik. Konieczne jest także szkolenie, podczas którego zostaną wyjaśnione wszystkie szczegóły polityki niszczenia danych, a także uświadomione zagrożenia związane z niewłaściwym niszczeniem dokumentów. Kolejnym zadaniem jest podjęcie decyzji, czy informacje mają być niszczone na miejscu, czy może zajmie się tym profesjonalna firma. Warto pamiętać, że niszczenie akt w miejscu ich powstawania zapewnia eliminuje ryzyko dostania się chronionych informacji w niepowołane ręce i zapewnia niemal 100-procentową ochronę danych. Zasady niszczenia nośników danych, zarówno papierowych, jak i elektronicznych, określone są w normie DIN 66399 i to właśnie z zawartych w tym dokumencie zapisów wynika, że najlepszym rozwiązaniem jest niszczenie dokumentów w miejscu wytwarzania. Oczywiście można zdecydować się na usługi firm zewnętrznych. W takim wypadku dokumenty są zbierane w przedsiębiorstwie do specjalnych pojemników, a następnie przewożone do miejsca, w którym są niszczone. Co ważne, istnieje możliwość uczestniczenia przedsiębiorcy w procesie niszczenia dokumentów. Można także żądać dowodów na to, że dane zostały skutecznie zniszczone.
Jak wygląda niszczenie dokumentów (źródło: http://www.ekoakta.pl/uslugi/12,niszczenie-dokumentow)
W celu zapewnienia bezpiecznego niszczenia danych należy określić klasy ochrony niszczonych dokumentów. Mają one różne stopnie ważności i tajności, a to właśnie od nich zależy klasa ochrony. W zależności od ustalonej klasy ochrony, stosowane są odpowiednie urządzenia niszczące. Istnieją trzy klasy ochrony, zgodnie z którymi dokumenty wymagają zwykłej, zwiększonej lub bardzo wysokiej ochrony danych. Każda klasa ochrony wskazuje konieczność zastosowania odpowiednich stopni bezpieczeństwa, a także definiuje 7 stopni tajności. Im wyższy jest stopień tajności, tym bardziej rozdrobniony musi być niszczony materiał.
Decydując się na niszczenie danych na miejscu, trzeba zastanowić się nad lokalizacją miejsca, w którym będą one utylizowane, biorąc pod uwagę zarówno poziomy ochrony, jak i stopnie bezpieczeństwa. Każdy dział firmy wytwarza własne dokumenty, dlatego te każdy z nich powinien posiadać osobne pomieszczenie do ich niszczenia. Ważne jest, aby takie miejsce nie było zanadto oddalone od stanowisk pracy. Wystarczy pośpiech, a nawet zwykłe lenistwo i ważny dokument wcale nie trafi do niszczarki, a do kosza na śmieci, skąd przecież każdy może go wyjąć. Warto więc przy wyznaczaniu pomieszczenia do utylizacji dokumentów wziąć pod uwagę tzw. czynnik ludzki.