Przepisy związane z archiwizacją dokumentów

Jednym z najważniejszych zasobów jest w dzisiejszych czasach informacja. W związku z tym przedsiębiorstwa w ramach swojej działalności prowadzą między innymi czynności związane z zarządzaniem i archiwizacją dokumentów. Posiadanie porządku w dokumentach określają specjalne przepisy o archiwizacji dokumentów. Porządek taki usprawnia również prowadzenie firmy oraz wiele zachodzących w niej procesów.

 

Aktualnie pojawia się coraz więcej przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów. Określają one sposoby przetwarzania, przechowywania oraz usuwania różnych danych w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Właściwe przechowywanie dokumentacji to nie tylko obowiązek ustawowy, ale również proces zapewniający wysoki poziom bezpieczeństwa i kontroli nad dokumentami, których obieg ma miejsce w firmie. Warto przestrzegać przepisy o archiwizacji dokumentów nie tylko po to, aby uniknąć kar, ale również po to, aby zwiększyć wydajność pracowników, którzy nie muszą poszukiwać konkretnych dokumentów przez długi czas.

Zakwalifikowanie dokumentów do właściwej kategorii

Bardzo ważnym etapem archiwizacji jest kwalifikacja dokumentów do różnych typów kategorii. Pierwszą kategorią są materiały archiwalne, które muszą być przechowywane wieczyście. Są to głównie dokumenty i dane przechowywane przez jednostki państwowe. Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów określają również drugą kategorię dokumentów, które po upływie wyznaczonego okresu przechowywania, mogą zostać zniszczone.

Bardzo ważne jest odpowiednie przechowywanie i oznaczanie dokumentów znajdujących się w segregatorach, teczkach, itp. Należy posegregować je chronologicznie, według nazwy lub zgodnie z innymi potrzebami. Warto umieszczać je w foliowych koszulkach, aby uniknąć zniszczenia. Dobrym pomysłem jest również sporządzenie ewidencji dokumentów, akt, itp.

Nowoczesne metody archiwizacji

Aktualnie obowiązujące przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów pozwalają na stosowanie nowoczesnych metod archiwizacji. Dzięki temu w wielu branżach możliwe jest skanowanie dokumentów i przechowywanie ich w formie cyfrowej. Rozwiązanie takie posiada wiele zalet. Dokumentacja przede wszystkim jest chroniona przed zgubieniem i zniszczeniem. Zgodnie z przepisami o archiwizacji dokumentów elektroniczne dokumenty w wielu przypadkach mają taką samą ważność jak wersje papierowe. Jakość obrazu takich dokumentów nie ulega pogorszeniu z upływem czasu (żółknięcie, blaknięcie, itp.).

Jak widać, nowoczesne systemy archiwizowania dokumentów firmowych posiadają liczne atuty. Dokumenty takie są bezpieczne, czytelne i można je łatwo wyszukiwać. Nic więc dziwnego, że wiele przedsiębiorstw decyduje się na przechowywanie dokumentacji na własnych komputerach i nośnikach danych. Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów pozwalają również na archiwizację z wykorzystaniem nowoczesnych systemów dostarczanych przez zewnętrznych usługodawców. Są one wygodne w obsłudze i zapewniają wiele dodatkowych zabezpieczeń.