Księga przychodów i rochodów

Księga przychodów i rozchodów – od czego zacząć?

Księga przychodów i rozchodów to prosta forma ewidencji wszystkich działań gospodarczych, związanych z prowadzeniem firmy. Jak prowadzić KPiR? Od jakich czynności zacząć i o jakich obowiązkach należy pamiętać?

Kto musi prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Zawartość KPiR i wszystkie czynności, związane z jej prowadzeniem, są szczegółowo określone w prawie podatkowym. Zgodnie z aktualnie obowiązującym prawem, do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów zobowiązane są następujące podmioty:

  • osoby fizyczne, prowadzące działalność gospodarczą i rozliczające się na tzw. zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub opłacające podatek liniowy,
  • spółki jawne osób fizycznych,
  • spółki cywilne osób fizycznych,
  • spółki partnerskie.

Co istotne, obowiązek ten dotyczy wszystkich powyższych o tyle, o ile nie uzyskują oni przychodów netto (ze sprzedaży towarów lub usług) za poprzedni rok obrotowy w wysokości powyżej 1 200 000 euro (równowartość w polskiej walucie). Przy rocznych dochodach, przekraczających tą kwotę, podmiot jest zobowiązany do prowadzenia tzw. pełnych ksiąg rachunkowych.

e deklaracje program

Program R2fk (źródło: reset2.pl)

Najważniejsze elementy KPiR

Forma i zawartość KPiR jest szczegółowo określana przez aktualne rozporządzenia Ministerstwa Finansów. Wskażmy wybrane, najważniejsze elementy tego dokumentu:

  • poniesione wydatki firmowe,
  • informacje o wartości zakupionych towarów lub usług,
  • koszty, związane z bieżącą działalnością firmy (np. opłaty za czynsz),
  • uzyskane przychody ze sprzedaży usług lub produktów,
  • uzyskane przychody z innego tytułu,
  • informacje o rodzaju przychodu,
  • dane kontrahentów,
  • informacje o ilości wynagrodzenia, wypłacanego pracownikom,
  • komentarze i uwagi.

Uwaga – są to jedynie wybrane elementy dokumentu. Pełna księga przychodów i rozchodów zawiera kilkanaście kolumn, służących do szczegółowego rozpisania dat poszczególnych wydarzeń i kwot (wydatków oraz przychodów). Pamiętajmy, że prawidłowe prowadzenie KPiR jest podstawą do wystawienia rocznych e-deklaracji podatkowych. Przy tworzeniu rocznego zeznania możemy korzystać z dowolnego programu do rozliczeń, o ile jest on na bieżąco aktualizowany.

 

Jak i kiedy założyć KPiR?

 

Dla większości przedsiębiorców założenie KPiR odbywa się w pierwszym dniu działalności gospodarczej (wszystkie działania gospodarcze muszą być udokumentowane). W pozostałych przypadkach (np. przy przejściu z dotychczasowego systemu opodatkowania na skalę podatkową) księga powinna być założona w pierwszy dzień nowego roku podatkowego (1 stycznia). Założenie KPiR musi być zgłoszone w ciągu 20 dni do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

 

KPiR a tworzenie e-deklaracji podatkowych

Obecnie, większość ksiąg rozliczeniowych jest tworzona i przechowywana w formie cyfrowej. Regularne rozliczenia w programach finansowo-księgowych są podstawą do wypełniania rocznych e-deklaracji podatkowych. W większości przypadków nowoczesne oprogramowanie księgowe (także w wersjach on-line) dokonuje własnych, wstępnych podsumowań, przewidując wysokość rocznego zeznania podatkowego.

 

Tym większa konieczność prawidłowego i regularnego wypełniania poszczególnych rubryk KPiR. Kilka drobnych błędów lub przeoczeń może poskutkować nieprawidłową kwotą rocznego zestawienia i koniecznością wprowadzania czasochłonnych poprawek.